Paspoortbrief

Last van een brief die veel telefoontjes oplevert? Misschien is het dan eens tijd om nog eens naar de tekst te kijken. Vergelijk de oude en de nieuwe versie van de gemeentelijke brief over het verlengen van een paspoort.

Eerst volgt hier de originele brief. Daarna volgt de herschreven versie met toelichting.

Originele brief


Onderwerp:
geldigheid van uw reisdocument(en)

Geachte mevrouw/heer,

Uit onze administratie blijkt dat uw paspoort of identiteitskaart verloopt op ( 3-07-2008 ) . U hebt een geldig reisdocument ( paspoort of Nederlandse identiteits- kaart ) nodig om te kunnen reizen in het buitenland en om u te legitimeren. Een paspoort of identiteitskaart is vijf jaar geldig. Al geruime tijd is het niet meer toegestaan om met een verlopen paspoort of identiteitskaart in het buitenland te reizen. Ook bent u verplicht uw verlopen reisdocument(en) in te leveren bij de gemeente. Bij vermissing moet altijd een proces verbaal van de Nederlandse politie worden overlegd.

Mocht u binnenkort op reis gaan, dan raden wij u aan om op tijd een nieuw reisdocument aan te vragen. U kunt hiervoor op alle Haagse stadsdeelkantoren terecht. Tevens wil ik u hierbij meedelen dat ingaande 26 augustus een nieuw paspoort uitgegeven wordt. Het nieuwe paspoort, met extra beveiligingen, gaat per genoemde datum [bedrag] kosten, een zakenpaspoort [bedrag].

Om beveiligingsredenen worden de nieuwe reisdocumenten op één centrale plaats in Nederland van persoonsgegevens voorzien. Dit heeft voor u tot gevolg dat u uw reisdocument niet direct kunt meenemen. U kunt het vijf werkdagen na het indienen van uw aanvraag ophalen. Het is niet mogelijk een reisdocument telefonisch aan te vragen. U zult dus altijd twee keer bij de gemeente moeten langskomen, voor de aanvraag en voor het afhalen. Wel kunt u onnodig wachten voorkomen door telefonisch een afspraak te maken voor het aanvragen van uw nieuwe reisdocument. Bel voor het maken van een afspraak of voor meer informatie naar het Gemeentelijk Contact Centrum, telefoon 070 - 353 xx.

Afspraken zijn dagelijks mogelijk tussen 08.00 en 17.00 uur op een door u gekozen stadsdeelkantoor. Houdt u hierbij wel rekening met de openingstijden van betreffend stadsdeelkantoor. Voor de openingstijden verwijs ik graag naar bijgaande folder. U wordt dan op het afgesproken adres en op de afgesproken tijd geholpen. U vindt alle benodigde informatie in bijgesloten folder en op de website van de gemeente: www.denhaag.nl onder: Digitaal Loket.

Met vriendelijke groet,


Functie
Naam

Onderwerp:
Binnenkort verloopt uw reisdocument

Geachte mevrouw, heer,

Op ( 3-07-2008 ) verloopt uw paspoort of Nederlandse identiteitskaart. Deze heeft u nodig om te reizen, of om uzelf te legitimeren. Vraag daarom op tijd een nieuw reisdocument aan.

Voor het aanvragen en ophalen van een nieuw reisdocument kunt u terecht op alle stadsdeelkantoren. Vijf werkdagen na de aanvraag ligt uw nieuwe paspoort of identiteitskaart klaar.

Het is vaak erg druk in de middagpauze en tijdens onze avondopenstelling. Ik adviseer u op een ander tijdstip langs te komen. Als u vooraf een afspraak maakt, bent u snel aan de beurt. Bel hiervoor met het gemeentelijk ContactCentrum: 14 070.

Neem bij het aanvragen van een nieuw document de volgende documenten mee:
- uw huidige reisdocumenten en identiteitskaarten (ook als ze verlopen zijn).
- een pasfoto

Voor pasfoto's gelden strenge eisen. Foto's moeten recht van voren zijn gemaakt, in kleur en tegen een lichtgrijze achtergrond. De ogen moeten zichtbaar zijn. Verder moet u neutraal kijken en de mond gesloten houden. Op www.paspoortinformatie.nl staan voorbeelden van goede pasfoto's.
In de bijgaande folder vindt u meer informatie. U kunt ook kijken op www.denhaag.nl/digitaalloket

Met vriendelijke groet,

Toelichting

Het eerste wat opviel aan de originele paspoortbrief is dat deze zeer procesmatig begint. De eerste regel luidt: 'Uit onze administratie blijkt dat uw paspoort of identiteitskaart verloopt..'. Daarmee begint de brief dus met het beschrijven van een intern ambtelijk proces. De Hagenaar krijgt te horen dat de gemeente in de administratie zag dat haar of zijn paspoort zal verlopen.
Zoals bij de meeste brieven, is het ook hier handig om te beginnen met de datum en een korte beschrijving van de gebeurtenis. Waarom ligt de brief bij iemand thuis in de brievenbus? Daarom luidt de eerste zin nu: 'Op ( 3-07-2008 ) verloopt uw paspoort of Nederlandse identiteitskaart'. Dat is korter en actiever.

Samenvatting
De eerste twee alinea's zijn herschreven als een samenvatting van de hele brief. Men haakt immers al lezend af. De klant wordt geadviseerd op tijd een nieuw document te halen en de oude reisdocumenten mee te nemen. En dat een nieuw reisdocument na vijf werkdagen klaar is.