Terugbetaling parkeergeld

Een herschreven brief van de afdeling Parkeren van de gemeente Den Haag. Een klant krijgt geld terug, omdat de parkeerautomaat defect was.

Eerst volgt hier de originele brief. Daarna volgt de herschreven versie met toelichting.

Originele brief


Onderwerp:
Terugbetaling

Geachte heer, mevrouw,

Naar aanleiding van uw bovengenoemde brief heeft een onderzoek plaatsgevonden.

Uit dit onderzoek is gebleken, dat de parkeerautomaat niet goed functioneerde.
Per heden is een financiële opdracht verstrekt om €8,00 aan u over te maken.

Voor het ongemak bied ik u mijn verontschuldigingen aan.

Ik hoop u hiermee naar tevredenheid te hebben geïnformeerd.

Hoogachtend,

Hoofd Beheer
Naam

Herschrijving


Onderwerp:
Terugbetaling parkeergeld

Geachte heer, mevrouw,

Op ( 3-07-2008 ) schreef u ons over een parkeerautomaat die niet goed werkte.
Onderzoek op [locatie] wijst inderdaad uit dat de parkeerautomaat defect was.

Daarom storten wij 8 euro terug op uw bankrekening.

Excuus voor het ongemak.

Met vriendelijke groet,

Naam
Hoofd Beheer

Toelichting

• Het onderwerp kon duidelijker. Het gaat om terugbetaling. Maar van wat? Van parkeergeld.
  
  
• 'Naar aanleiding van' is niet echt een mooie opener. Verder is 'bovengenoemde' brief storend tijdens het lezen. De lezer moet gaan zoeken in het briefhoofd. Door met de datum en brief van de lezer te beginnen, raken we twee nare formuleringen kwijt.
  
  
• 'Niet goed functioneerde' is vervangen door 'defect'.
  
  
• De omschrijving 'per heden is een financiële opdracht verstrekt' scoort hoog in de categorie 'maar-we-weten-niet-hoe-dit-verder-gaat'. Beter is een actieve beschrijving: we geven u uw geld terug.
  
  
• De laatste zin kan volledig weg. Het voegt niets toe. 
  
  
• Uiteraard past onder deze brief een 'vriendelijke groet'.
  
  
• De naam moet eigenlijk altijd boven de functie.
  
  
• Tot slot: ook bij korte brieven maken witregels alles makkelijker voor de lezer.